商务报告是指针对某种特殊的、有意义的商务目的，向一个人或多个人提供的公正、客观和有计划的事实陈述。报告中所陈述的事实需要与事件、条件、水平、进展、结果、问题或建议的解决方法有关，帮助当事人知道复杂的商业状况，计划进程，解决问题，使上级领导就一系列事件做出决策。
商务英语报告是以英语语言写作的商务报告。按类型划分，容易见到的有：事件调查报告（Investigative Reports）、建议调查报告（Survey Reports）、周报告（Weekly Reports）、月度报告（Monthly Reports）、进展报告（Progress Reports）、市场调查报告（Market Research Reports）、可研报告（Feasibility Reports）等。尽管这类报告都有自己的特征，但它们都遵循商务英语报告总体写作原则。
今天大家来看一下商务英语报告的四步写作法：
在写作报告之前，应做好充分的筹备。因此，写作者可以应先回答以下几个问题：
报告的目的：为何写这份报告？
报告的读者：哪个是报告的读者？他（们）了解什么信息？他（们）需要什么信息？
报告的素材：写作这份报告需要采集什么信息？到哪儿去采集这类信息？
报告的结构：怎么样构思报告？怎么样做到报告结构明确，便于读者阅读？是不是需要自己设计报告的格式还是公司有现成的格式可以参照？
报告的写作期限：报告何时须上交？
回答完以上问题后，可以根据以下四个步骤进行运作：
1. 采集信息（Collecting Information）：采集信息可以采取口头或书面形式。口头形式包含面对面交流或电话交流获得信息等；书面形式指的是用办公室便函（Memos）、邮件（Emails）、问卷调查（Questionnaires）等方法向公司内部或外部索取信息。除此之外，查阅企业的有关材料（如商品目录、价格单等）也是书面采集信息形式。
2. 谋篇布局（Planning the structure）：确定报告写作的目的，对采集到的信息进行整理、分类，删除无关信息。然后根据信息的要紧程度进行合理排列，列成提纲。如需要摆设插图或图表，也应在这一阶段确定其在报告中的地方。
3. 写作草稿（Writing the draft）：写作报告的每个部分。
4. 校对编辑（Proofreading1 and editing）：校对编辑报告写作的最后一个过程也是极其要紧的一个过程，非常遗憾这一过程总是让人忽略。写作人写完草稿后应付报告进行全方位检查，检查的具体内容包含两方面：一是语言，包含语法、拼写、标点符号、语言风格等；二是信息，包含数据、图表、看法等。检查后，应付报告进行编辑，尽可能做到报告便于读者阅读。
